Рефераты Документ система

Вернуться в Делопроизводство

Документ система
Министерство образования Российской Федерации
Дальневосточный государственный технический университет

Кафедра экономики и управления.


Реферат на тему:



Документ как система.



Выполнила:
студентка группы у- 0621



Мелентьева Е.А


Проверила:
Устикова Н.М



Владивосток
2004 г.



Содержание.



1Введение 3

2Свойства документов 4-6

2.1 Признаки документа 7-8

2.2 Функции документа 9-11

2.3 Материальные носители информации 12

2.4 Реквизиты документов 13-19

3 Заключение
20

4 Список использованной литературы. 21



1. Введение

Делопроизводство сегодня определяется стандартом как "отрасль
деятельности", обеспечивающая документирование и организацию работы с
документами" (ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения.), т.е. весь процесс от момента создания документа и до его
уничтожения или передачи на хранение в архив.

Появляется термин первоначально в устной речи (предположительно в XVII в.)
и означает сам процесс решения (производства) дела -"дело производить"
(решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы,
чтобы закрепить достигнутую договорённость, принятое решение (ибо устное
слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так
понято), уже в XVI в. употребляется слово дело как "собрание документов,
относящихся к какому либо делу, вопросу". Впервые в этом понятии слово
"дело" зафиксировано в документах в 1584 г.

Документ возник прежде всего чтобы зафиксировать информацию и придать ей
юридическую силу. Латинское documentum - доказательство, свидетельство.



2. Свойства документа

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных
качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые
характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила,
оригинальность, подлинность.

Юридическая сила документа. Какое свойство документа можно назвать
юридической силой? Это свойство быть подлинным доказательством тех фактов,
событий и действий, которые отражены в документе.

Что влияет на приобретение документом юридической силы?

1. Соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ,
положений действующего законодательства.

2. Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи
информации. Эти правила специфичны для каждого типа документов и
регламентируются ГОСТами и другими нормативно-методическими материалами.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое
ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и
установленным порядком его оформления.

Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой
разновидности документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов
оформления документов: наименование организации - автора документа,
подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и
др.

Оригинальность документа. Слово "оригинал" происходит от латинского слова
"originalis", что означает - первоначальный, самобытный. Признаком
оригинала является его уникальность.

Нередки "умноженные оригиналы", т.е. оригиналы, составляемые в нескольких
экземплярах. Например, договор между государствами с древнейших времен
составляется в количестве экземпляров, соответствующих числу
договаривающихся сторон, при этом каждый экземпляр является оригиналом
10 
Добавить в Одноклассники    

 

Rambler's Top100